FangXiaNuo / Getty slike
Ali delate za podjetje, ki ima pogosta srečanja? Se kdaj vprašate, kaj naj bi počeli in kaj se na teh druženjih šteje za pravilno vedenje? Ali se bojite udeležiti sestankov, ker se bojite, da bi lahko storili prepir, ki bi lahko ogrozil vaš položaj ali priložnosti za napredovanje?
Običajno si menedžerji, vodje skupin ali vodstvo podjetij pridržijo pravico, da začnejo poslovne sestanke, kadar čutijo potrebo. Ne glede na to, ali gre za redne prireditve ali določene namene, morajo vsi prisotni upoštevati ustrezne smernice poslovnega etiketa.
Vodja
Pred srečanjem je nujno, da se vse organizira, da ne izgubite nikogar dragocenega časa. Želite, da bo tekel čim bolj gladko in po urniku, vendar še vedno pustite čas za vprašanja in povratne informacije, če je le mogoče. Ključno je pokazati spoštovanje do vseh vpletenih.
Tu je nekaj priporočenih smernic:
- Imejte pisno agendo z logičnim zaporedjem in realnimi časi. Če čas in viri omogočajo, pošljite kopije vsem, ki se jih boste udeležili. Pošljite povabilo bodočim udeležencem s čim več podrobnosti o sestanku, vključno z lokacijo, začetnim časom, kaj prinesti in končnim časom. Začnite s prijaznim pozdravom in naj vsi vedo, kdaj je v redu, da postavite vprašanja. Pustite vodo na stopničkah ali spredaj v sobi in popijte med temami ali ko kdo drug govori. Ne bo vam treba dobesedno zapisovati govora, vendar morate vsaj imajo v zapiskih označene točke. Če tega ne storite, boste lahko prešli iz ene teme v drugo in izgubili sled, kar morate povedati. Tako lahko izgubite čas in pustite, da se udeleženci sprašujejo o točki srečanja. Vedite, da govorite o telesu svojih udeležencev. Če opazite, da ljudje izgubljajo zanimanje, se ustavite in se prepričajte, da ne boste ponavljali informacij ali porabili preveč časa za nekaj, kar ni pomembno. Vzemite nekaj anekdot, da bo srečanje zanimivo. Vendar se izogibajte pripovedovanju neprimernih šal, ki imajo celo namig o seksizmu, rasizmu ali čemurkoli drugemu, kar bi lahko užalilo druge. Nikoli ne ukradite idej drugih in jih kličite po svoje. Vedno dajte zasluge drugim za ideje in uspešne naloge. Ko se je mogoče malo premikati, ne hodite naprej in nazaj po sprednji strani sobe. Zaradi tega ste videti nervozni. Med obdobjem vprašanja in odgovora bodite mirni, dokler oseba, ki sprašuje, konča, preden odgovori. Če vprašanja ne razumete, ga prosite, naj ga ponovi ali dodatno pojasni poizvedbo. Če se kdo zdi jezen ali sovražen, naj se ohrani in prosite osebo, da o tem pozneje razpravlja z vami. Konča sestanek zgodaj če je možno. Bolje je, da je krajši, kot če izgubite pozornost udeležencev.
Udeleženci
Vsi, ki so poklicani na sestanek, bi se morali udeležiti, razen če okoliščine ne dopuščajo. Če vnaprej veste za sestanek, razmislite o dodatnem času z osebnim negovanjem, da pokažete spoštovanje nadzornikom, ki se ga udeležijo. Oblecite se primerno za poslovno raven.
Nasveti za srečanje:
- Če boste morali poslati potrditveno sporočilo, to storite takoj, ko v koledar vpišete sestanek. Pokažite se pravočasno. Pojdite tja po nekaj minut zgodaj. Preverite mobilni telefon in se prepričajte, da je vklopljen ali izklopljen. Med sestankom nikoli ne smete pošiljati besedilnih sporočil, razen če vas vodja vpraša za določeno osebo. Če vam bodo postregli z osvežitvijo, je pijača sprejemljiva. Če pa jedo vsi drugi, počakajte, da si privoščite malico. Če gre za kosilo, prinesite hrano na mizo in jo pojejte čim bolj tiho in brez opozorila nase. klepetajte ali izmenjajte opombe z drugimi udeleženci. To je zelo moteče in lahko ustvari vtis, da svojega dela ne jemljete dovolj resno, da bi pozorno spremljali razprave. Če vas kličejo, odgovorite čim bolj neposredno. Ko ne veste odgovora, se opravičite in bodite iskreni. Noben odgovor ni boljši od napačnega. Po sestanku se zahvalite govorniku. V sejni sobi ne zadržujte dlje, kot je potrebno. Če se boste družili, se boste znašli v prostem teku in ne želite, da šef misli, da uporabljate sestanek, da bi kril svoje naloge.
Srečanja v restavraciji
Včasih se imenuje sestanek za kosilo in lahko v restavraciji. Čeprav je to stran od pisarne, ne pozabite, da ste še vedno v službi.
Dodatni nasveti za sestanke v restavracijah:
- Nikoli ne pozabite na svoje mize. Prilagodite se obedu med jedjo z milino in dobrimi manirami. Uporabite ustrezne pripomočke. Če ste v dvomih, katera vilica ustreza vsakemu tečaju, sledite osebi, ki vodi srečanje. Če ste v samopostrežni restavraciji, poznajte pravilne načine, kako si pomagati. Upoštevajte pravilne smernice za uživanje hrane s prsti.
