nirat / Getty slike
Koščki papirja so bolečina, upravljanje s sistemom domačega arhiviranja pa je lahko težavno. Vendar morate obesiti nekaj dokumentov, saj nikoli ne veste, kdaj jih boste potrebovali.
Koliko časa morate hraniti svoje davke, prejemke, bančne izpiske in druge pomembne dokumente? Vsaka vrsta dokumentov je drugačna, zato boste želeli vse svoje papirje ohraniti dovolj dolgo, preden boste razstrelili drobilnik, tudi če mislite, da ste končali z njimi.
Vzdrževanje izvedljivega sistema za vložitev na dom
Ključ za ustvarjanje izvedljivega sistema domačega arhiviranja je začetek zmanjšanja količine prejetega papirja. Resnično lahko zmanjšate količino papirja, ki ga boste morali drobiti ali vložiti. To pomeni, da se znebite neželene pošte, se prijavite na e-račune in ne sprejemate letakov, kuponov, ki jih nikoli ne boste uporabljali, katalogov, ki jih nikoli ne boste prebrali, ali drugih efemer, za katere menite, da se morate obesiti, ko vas poznajo res ne.
Drugi korak je zagotoviti, da imate vzpostavljen dober sistem za upravljanje pošte. Bolj učinkovito boste ravnali s pošto, ko boste prispeli, manj pogosto boste morali opraviti veliko sejo vložitve, drobljenja in recikliranja.
Vzpostavite elektronski sistem
Če se znebite vložitve papirja z nastavitvijo elektronskega sistema za shranjevanje, boste prihranili prostor in se znebili nereda. Dandanes ima elektronski sistem arhiviranja veliko smisla, ker je lažji kot kdajkoli prej.
Za začetek potrebujete optični bralnik in mesto za shranjevanje datotek: mapo sistem v računalniku in varnostno kopijo v oblaku ter zunanji trdi disk. Več rezervnih kopij - doma in zunaj kraja - bolj pripravljeni boste na to, da se odkopljete s kupom papirja, ne da bi skrbeli, da boste izgubili kaj pomembnega.
Nastavite splošne mape za različne vrste dokumentov (npr. Za gospodinjstvo, davke, avto, rojstna lista itd.) S shranjevanjem dokumentov vam ni treba biti preveč natančen, saj je v elektronskih sistemih za shranjevanje mogoče iskati.
Nato skenirajte vsak dokument in ga shranite v mapo glede na vsebino. Bodite prepričani, da vsakemu posebej dodate ime datoteke, da ga opišete, tako da ga boste hitro našli prek funkcije iskanja v računalniku. Tudi dodajanje datuma na koncu imena datoteke vam lahko pomaga razlikovati isto vrsto dokumenta iz različnih časovnih obdobij. Na primer, namesto da pokličete račun za koristnost utilitystatement.pdf, ga poimenujte utilitystatement-Feb2019.pdf.
Na voljo je tudi več aplikacij, s pomočjo katerih lahko hitro posnamete in shranite različne dokumente. Številne lahko upravljate s pametnim telefonom ali tabličnim računalnikom, tako da se lahko znebite papirja (zlasti prejemkov), ko niste nikjer blizu domačega računalnika.
Hranjenje kopij
Za vaše najpomembnejše dokumente strokovnjaki svetujejo hranjenje več kopij. To lahko pomeni, da eno kopijo shranite v svojem oblaku in drugo na trdem disku. To bi lahko pomenilo tudi shranjevanje ene kopije v elektronski vlogi in ene papirne kopije v ognjevarnem sefu.
Dokumenti za shranjevanje za vedno
Številne dokumente je treba shraniti za vedno. To so najpomembnejše, ki jih boste morda v prihodnje iz različnih razlogov morda potrebovali. Zagotovitev varnega shranjevanja in varna kopija vam bo prihranila veliko časa, ko bo to potrebno.
- Akademska evidenca: Diplome, prepisi in vsa dela v portfelju, ki se bodo v prihodnosti lahko uporabljali pri prijavi na delovno mesto. Sprejemni dokumenti Krstni certifikatiRirni certifikatiDetični certifikati: Morda bodo potrebni za davčne namene.Driverjeve licenceZapisi o brezposelnosti: Vse klavzule, dogovori, disciplinski spisi in pregledi uspešnostiMedicinski zapisiVočni zapisiPportnikiZapise o pokojninskih in pokojninskih zavarovanjihSocialne varnostne karticeWills
Dokumenti, ki jih je treba hraniti za določeno časovno obdobje
Predstavljajte si, da imate na svoji mizi celo življenje vredne bančne izpiske in račune. Čez celo desetletje bi bil ta kup verjetno neverjetno velik. Obstaja veliko vrst dokumentov, večinoma finančnih, ki jih morate hraniti določeno obdobje, vendar jih ni treba za vedno hraniti. Morda jih boste morali nekaj časa navajati mesečno ali tedensko, potem pa postanejo samo še en kos papirja, ki leži okrog in ustvarja nered.
Težek del je vedeti, kdaj se lahko znebite te vrste zapisov. Za vse ni dobrega odgovora, vendar priporočene smernice glede na to, kaj je:
- Izpiski bank: Enomesečni obračuni: Eno leto za vse, kar je povezano z davkom ali garancijo; vse druge račune je treba zabeležiti takoj, ko so plačani. Računi za kreditne kartice: Shranite takoj, ko jih plačate. Potrdila za izboljšanje doma: Hranite, dokler se ne proda stanovanje. Zapisi o naložbah: Sedem let po zaprtju računa ali prodaji vrednostnega papirja.Najemnine: Obdržite, dokler se ne odselite in ne prejmete nakazila od najemodajalca. Plačila in nakazila: eno leto ali dokler ne prejmete izjave W-2 za to davčno leto. Potrdila o prodaji: Ohranite za življenjska doba garancije za večje nakupe, kot so aparati in elektronika. Za stvari, kot so trgovina z živili in oblačili, hranite potrdilo le, dokler ne veste, da vam ne bo treba vrniti blaga. Taks dokumenti: Sedem let, vključno z vašo vložitvijo in vsemi spremljajočimi dokumenti, kot so W-2 in potrdila. Zapisi o vozilih: Hranite, dokler se čoln, avto ali motorno kolo ne proda.
Kako se znebiti dokumentov
Razrez dokumentov je glavni način, da se zaščitite pred krajo identitete. Praviloma obstajajo določeni dokumenti, ki jih je treba absolutno raztresti. To vključuje vse, kar vsebuje številke računov, rojstne datume, dekliška imena, gesla in PIN-ove, podpise in številke socialnega zavarovanja.
Če so dokumenti še vedno "aktivni" - jih morate imeti za referenco - jih vnesite v domači sistem arhiviranja po temah. Strite jih le, ko jih ne uporabljate več.
Kateri dokumenti Shred
Ko končate s temi dokumenti in jih ne potrebujete več, jih prosite:
- Potrdi na bankomatih Izjave o bankiKarpije potrdila o ročnikih Opravljeni in razveljavljeni čekiRačuni kreditnih karticKreditna poročilaDriverjevske licence (poteklo) Zaposlitveni dokumenti, ki imajo kakršne koli identifikacijske podatkeIztekajoči potni listi in vizumeInvesticijske številke računovPravni dokumentiNaložbe, zaloge in nepremičninske transakcijeIspisi s podpisom (najemi, pogodbe, pisma itd.) zobozdravstveni zapisi Papiri s številko socialne varnostiPasswords ali PIN številkePay stubsPrepresojene vloge za kreditne karticePrejem s preverjanjem številk računov, številk kreditnih kartic ali kakršnih koli drugih podatkov o identifikacijiTax formlines Prepisi z identifikacijskimi informacijami Potovalni poti Uporabljeni letalski vozovniceUpravnine (telefon, plin, elektrika, voda, kabelska TV, internet itd.)
Vse ostalo - na primer papirje - lahko preprosto reciklirate. Prepričajte se, da imate vzpostavljen prilagodljiv sistem za shranjevanje, da boste lahko vse te dokumente preverjali. Prav tako je dobro, da se navadiš redno shranjevati shranjene dokumente. Poskusite to storiti pri plačevanju računov, vložitvi davkov ali pri podobnih ponavljajočih se opravilih, da ne pozabite in vam bo papir šel iz rok.
