Getty slike
Torej morate vse to opraviti vsak dan in vaš seznam opravkov je poln - kako veste, kaj storiti prvo, drugo in tretje?
Približno vsi se počutijo, kot da imajo preveč dela in premalo časa za to. Pogosto ta preobremenjen občutek izvira iz nezmožnosti, da bi dali prednost vsem tistim na videz perečim opravilom. Če menite, da se vam seznam opravkov iz minute v trenutek veča in sploh ne veste, kje začeti, je opis, kako določiti, oceniti in določiti prednostne naloge.
1. Sestavite seznam
Preden poskusite svoje obveznosti razvrstiti po pomembnosti, si vzemite čas za sestavljanje obsežnega seznama vsega, kar potrebujete ali želite doseči. Seznam razdelite na razdelke za različne vrste nalog. Te kategorije lahko vključujejo:
Dnevne ali tedenske naloge
To so vsakdanje "do-do", ki so lahko osebne (načrtovanje obrokov in nakupovanje živil) ali z delom (tedensko srečanje ekipe.) Če že sledite vsakodnevni rutini, boste seznanjeni s temi nalogami; če tega ne storite, je pravi čas, da ga ustvarite. Vključujete lahko različne stvari - nekateri se ne bodo smeli opominjati, da preverjajo e-pošto ali kupujejo špecerijo, drugi pa bodo cenili strukturirane opomnike, da izvajajo določena dejanja ob določenih urah ali določenih dneh.
Naloge z roki
Očitno jih je treba opraviti do določenega datuma in predhodno je treba pripraviti. Primeri so lahko šolski članek, ki zapade čez tri tedne, ali zabava, ki jo načrtujete za šest mesecev. Te vrste nalog - ki jih pogosto imenujemo projekti - lahko kasneje razdelimo na manjše sestavne dele - na primer "pisanje papirja" se lahko razdeli na branje ustreznih knjig, organiziranje zapiskov, pisanje orisov, pisanje prvega osnutka itd. naprej.
Ponavljajoče se naloge
Te se ne pojavljajo na dnevni ali tedenski frekvenci, vendar tudi niso enkratni projekti. Ponavljajoče se naloge lahko vključujejo sestanke zobozdravnika ali opravljanje vašega četrtletnega davka.
Samomotivirane, potrebne naloge
To so naloge ali projekti, za katere veste, da jih morate opraviti, vendar vas nihče ne bo naredil. Le redko, če sploh, imajo vgrajeno časovno omejitev. Razmislite o izboljšanju spletnega mesta za mala podjetja ali o iskanju novega izvajalca primarne zdravstvene nege.
Samomotivirane, neobhodne naloge
To so bolj prijetne dejavnosti, ki vseeno ponavadi padejo ob strani kot druge, bolj očitno potrebne naloge. Mislite, da bo branje v užitek ali da se ukvarjate s hobiji.
Nekega dne opravila
Te naloge visijo na dnu seznama opravil ali na zadnji strani vašega uma, vendar jih običajno ni treba opraviti kmalu ali še nikoli. Primer: pobarvajte svoje radiatorje.
2. Organizirajte svoj seznam
Ko vse naštejete, lahko ugotovite, kaj morate najprej storiti, in organizirati svoj urnik. (Kako to fizično počnete - na listu papirja, načrtovalcu, aplikaciji, spletnem koledarju ali kako drugače - je manj pomembno, če izberete način, ki vam ustreza in ki ga boste uporabljali.) Tu je nekaj meril razmišljati o:
Nujno ali pomembno
Vse naloge lahko razvrstimo v eno od štirih kategorij. Nujne in pomembne naloge je treba opraviti najprej, čim prej; nujne, a ne pomembne naloge je mogoče, če je mogoče, prenesti, če pa ne, bi moral vaš urnik vsebovati dovolj prožnosti in dodatnega časa za njihovo sprejemanje, ko se pojavijo; pomembne, vendar ne nujne naloge je treba načrtovati že vnaprej, da ne postanejo nujne; naloge, ki niso niti pomembne niti nujne, se lahko potencialno odpravijo, čeprav jih boste lahko uživali v svojem urniku, da jih ne bodo prežemale zahtevnejše obveznosti.
Ocenite vrednost
O vrednosti naloge lahko presodite na več načinov. Mogoče je, ali so drugi ljudje prizadeti in kako pomembni so ti ljudje (odobritev šefa in dobro počutje otrok, ki so odvisni od vas, pomembnejši od, recimo, mnenja skupine neznancev, s katerimi ste se strinjali pridružiti se sestanku.) Nalogam lahko dodelite tudi visoko vrednost nalogam, za katere se vam zdi, da se dolgoročno izplačajo ali pa se vam zdijo preprosto koristni.
Ena referenca, na katero boste verjetno naleteli, ko boste brali o prednostnih nalogah, je pravilo 80-20 ali Pareto načelo, ki navaja, da 80% učinkov izvira iz 20% vzrokov. To se za vas morda ne bo izkazalo za resnično, vendar je dober opomnik, da ugotovite, za kaj pravzaprav preživite čas in kateri napori se vam izplačajo.
Čas in prožnost
Delujoči urnik omogoča spremembe in prepoznava časovne omejitve. Bodite realni pri določanju prednosti in načrtovanju svojih dni. Če ste v dvomih, precenite čas, ki vam ga bo vzela določena naloga.
Če imate dve nalogi hkrati, je izbira, s katero lahko začnete, odvisna od tega, kako najbolje delate. Nekateri raje preprostejšo nalogo odpravijo tako, da se osredotočijo na bolj zapleteno; drugi se bodo počutili pomirjene, če se najprej lotijo težje naloge in opravijo nekaj ali vse, preden nadaljujejo. Ne pozabite, da vam ni treba prevzeti ene naloge ali projekta od začetka do konca, preden nadaljujete na naslednjo - razen če seveda ne boste ugotovili, da delo na ta način poveča vašo produktivnost.
Omejite vsakodnevna opravila na največ tri. Dan lahko vključuje tudi manjše naloge, ki so bolj rutinske ali manj pomembne ali nujne, vendar bo nalaganje večjih nalog verjetno povzročilo stres in razočaranje.
Ne pozabite, da se lahko prioritete spremenijo - če vaš šef potrebuje, da zdaj nekaj storite, se bo vaša prejšnja prva prioriteta verjetno poslabšala na drugo. To je toliko več razloga, da v svoj urnik vgradite več časa, da omogočite prilagodljivost.
3. Serijske naloge
Paketne naloge so eden najučinkovitejših in najučinkovitejših načinov, kako dokončati te nakazovalne in nenehne naloge. Pakiranje preprosto pomeni, da znova in znova delate na istih vrstah opravil, preden preklopite na kaj drugega. Prvi korak je, da določite naloge, ki jih opravljate znova in znova, in nato nastavite preprost potek dela, ki jim bodo sledili. Nato se s temi nalogami lotite hkrati s temi nalogami.
Pakiranje zahteva dokončanje podobnih nalog, ki zahtevajo podobne vire v "serijah" za izboljšanje učinkovitosti in produktivnosti. Tu je nekaj primerov:
- Hkrati plačajte vse račune. Odprite vso pošto enkrat tedensko in ukrepajte, namesto da bi jo vsak dan zlagali in nikoli ne dobili
Pakiranje vam omogoča, da se znova in znova naberete v utor, ki izvaja isto nalogo, tako da vam ni treba izgubljati časa za določitev navodil ali kaj narediti naprej.
4. Odpravite naloge
Ko boste našteli vse svoje naloge in jih razvrstili od najpomembnejšega do najmanj, bo postalo jasno, katera opravila so na dnu seznama. Včasih jih je mogoče prenesti na koga drugega, če pa to ni mogoče, se morate odločiti, ali jim določiti čas ali jih odpraviti.
Na seznamu imate morda naloge, ki jih ne bi smeli opravljati ali jih celo želite opravljati, vendar ste se v nekem trenutku počutili pritiska, da bi jih dodali (pojdite v telovadnico, obiščite knjižni klub.) Te je mogoče popolnoma odpraviti.
Končno je mogoče preprosto preveč delati - če ne zmorete vsega narediti, ocenite svojo obremenitev, da ugotovite, ali potrebujete še nekaj prakse pri določanju prednosti ali ali morate nekomu povedati, da ne more več nadaljevati določena naloga.
