Kako upravljati pošto v 5 korakih

Epoksidne / Getty slike

Učenje upravljanja pošte je presenetljivo zastrašujoča organizacijska naloga, saj pošte ne morete samo vizualno organizirati; Vsak dokument morate prebrati in dotakniti, če ga želite vložiti ali zavreči. Povedano, najboljši način za začetek je, da skočite noter in to storite zdaj.

• Odloži smeti

  

  TEK IMAGE / Getty slike

  Zmanjšajte količino prejete pošte, tako da zaustavite priliv neželene pošte.

  Odjavite se iz vseh katalogov - da, vsi. Njihovo vsebino lahko že najdete na spletu. Večina je drobnega tiska z navodili za odjavo, lahko pa tudi prek spleta. Če zmanjšate količino prejete neželene pošte, boste porabili čas, ki ga porabite za upravljanje pošte. Dobro je tudi za okolje.

  Po odjavi od vsega bo vaš poštni predal nekaj časa blaženo brez neželene pošte, vendar se bo počasi spet začel kopičiti. Še naprej se nenehno odstranjujte s poštnih seznamov ali odložite nekaj časa vsakih šest mesecev ali tako, da svoje ime odstranite s seznamov, ki ste jim bili dodani.

• Načrtujte

  

  Fancy / Veer / Corbis / Getty slike

  Večina ljudi med delom potuje po pošti, medtem ko se v službi sprehodijo po vratih in se pogosto ustavijo, da odložijo svoj plašč ali usmerijo pozornost na večerjo. Uprite se želji po upravljanju pošte, dokler ne boste imeli časa in pozornosti za to nalogo. Tule je razlog:

  • Če se na poti odločite za vrata, verjetno niste pripravljeni upravljati pošte. Za odločitev, kako uporabiti ali zavreči vsak kos, potrebujete pravo orodje in pozornost. Če se vam ni treba, se večkrat dotaknite kosa papirja. Zaradi tega je upravljanje s papirjem tako naporno: Vsako leto ga morate prebrati! Počakajte, da ste pripravljeni za upravljanje in zavrzite.

• Uporabite Prava orodja

  

  Foto / Fellowes

  Naj bodo na voljo ustrezna orodja, ki jih lahko zavržete, reciklirate ali se odzovete na vašo pošto. To vključuje:

  • ShredderRecikliranje posod s sistemom in koledarjem

  V ločenih prostorih ne imejte svojega koša za drobljenje in recikliranje. Ko delate, naj bodo zraven vas, da lahko takoj ukrepate. Tako po vsej hiši ne boste imeli kupov papirja, ki čakajo na recikliranje in drobljenje.

• Vzpostavite sistem

  

  IPGGutenbergUKLtd / Getty Images

  Za vsak kos pošte obstajajo tri končne igre:

  1. Ukrepajte s pošto, ki ji je treba pozoren zdaj ali na koncu. Razkosajte ga v druge kategorije, kot so arhiv, odziv, takojšnje ukrepanje itd. Reciklirajte neželeno pošto, ki za vas nima nobene vrednosti in ne vsebuje identifikacijskih podatkov zunaj vašega imena. Shredite majhen e-poštni naslov, ki vsebuje identifikacijske podatke poleg vašega imena in naslov. To bi vključevalo številke socialnega zavarovanja, datume rojstva, ponudbe kreditnih kartic in drugo.

• Naj bo pri tem

  

  Trgovina z zabojniki

  Zdaj, ko imate izklopljen sistem, ga morate vzdrževati. Če nimate vsak dan časa, da bi se posvetili razvrščanju pošte, jo odložite v mapo »Prejeto« na svoji mizi, blizu vhoda ali v kotiček na kuhinjskem pultu. Načrtujte, da boste enkrat ali dvakrat na teden porabili čas, da razvrstite vsak kos pošte, da ne boste zamudili ničesar pomembnega.