Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-pošta je eden glavnih načinov, kako ljudje zdaj pošiljajo pisno komunikacijo, in verjetno je, da se bo kdaj spremenil. Je enostavno, hitro in ne potrebuje žiga.
Potekali so dnevi, ko morate na pismo ali odgovor po pošti čakati teden ali več. Za pošiljanje hitrih voženj na pošto ni nujno, da tehtate kuverte in poberete dovolj žigov za račune in pisma. Pravzaprav se mnogi ljudje niti enkrat niso poslali na kuverto ali poslali pisma prek ameriške pošte.
E-pošta je postala eden najlažjih in najhitrejših načinov komuniciranja tako osebno kot poslovno. To je postal tak pojav, da se vedno zaupanja vredna poštna služba Združenih držav Amerike trudi najti načine, kako ostati v poslu.
Zato ni presenečenje, da je etiketa e-pošte, ki ga pogosto imenujejo netiketa, vroča tema trenutne kulture. E-poštna sporočila vsak dan pošilja širok del ameriškega prebivalstva. Večina podjetij uporablja e-pošto za komunikacijo z zaposlenimi ves dan. Skoraj vsako gospodinjstvo ima vsaj en računalnik z dostopom do interneta, znotraj teh gospodinjstev pa so mame, očki, otroci, najstniki in morda celo stari starši, vsi ali večina teh pa prejemajo in pošiljajo elektronsko pošto.
Živimo v mikrovalovni pečici, internetni družbi, in nihče si ne želi vzeti časa za pisanje dolgega pisma, čeprav je toliko bolj intimno in osebno. Kljub temu obstajajo številne okoliščine, v katerih e-pošta deluje bolje kot polž pošta. Tukaj je nekaj etiket do in ne pozabite, ko sestavljate elektronske zapiske.
- Pripravite se. Preden začnete vnašati e-poštno sporočilo, naj bo to začetna beležka ali odgovor, se pozanimajte, kaj želite komunicirati. Skratka, kakšen je vaš namen pisanja? Ko veste, lahko preberete dokončano e-pošto, preden ga pošljete, in se prepričate, da ste dosegli svoj cilj. Če naredi oceno, jo pošljite; če je besedilo zmedeno, ostro ali nejasno, potem bi morali začeti znova. Komunicirajte. Ne pozabite, da komunicirate z resnično osebo, ki bo prejela to pošto. Glede na to bi morali osebo nagovoriti po imenu in biti spoštljiv. Če je to odgovor na prejeto e-poštno sporočilo, si vzemite čas za obravnavo kakršnih koli vprašanj ali zahtevkov zgodaj v opombi. Vdihni. Vsi smo v nekem trenutku krivi, da smo izgubili zbranost. Če prejmete e-pošto, ki vas jezi ali razjezi, ne odgovarjajte prijazno. Pojdite po visoki cesti in bodite odgovorni samo na potrditev prejema ali si vzemite nekaj časa, preden se odzovete, da se boste lahko pomirili in odgovorili z dobro premišljenim sporočilom. Nikoli ne želite na jeze odgovoriti na e-pošto (ali kakršno koli drugo obliko komunikacije). Ko smo jezni, ponavadi rečemo (ali pišemo) stvari, ki jih bodisi ne mislimo bodisi nam ni treba reči. Ne pozabite, da ko bo e-pošta poslana, bo za vedno tu. Bodite transparentni. Vaša tematska vrstica mora biti resnična predstavitev, zakaj se obrnete na prejemnika. Uporabite stavke, ki se nanašajo na zadevo pošte. To velja, ali sestavljate poslovno ali osebno e-pošto. Na primer, če mami pišete e-poštno sporočilo o njenem obisku prihodnji teden, bi morala zadevna vrstica prebrati nekaj, kot je "Vaš obisk." Raziskave. Če poslovnemu sodelavcu pošiljate e-pošto, je primerno, da uporabite njegov priimek in naslov. Naredite raziskavo in pravilno naslovite prejemnika. Na predsednika družbe bi se lahko nagovorili kot gospod Taylor ali predsednik Taylor. Preverjanje črkovanja. Uporaba črkovanja je pomembna, ko komunicirate v pisni obliki. Ko pošljete sporočilo, polno napak, sporoči, da ste nagnjeni ali da niste pozorni na podrobnosti. Poskusite vedno zagnati preverjanje črkovanja ali uporabiti program, ki se samodejno popravi. Nato ga ponovno preberite in se prepričajte, da besede, ki jih želite uporabiti, niso bile samodejno popravljene na nekaj drugega. Lektor. Vzemite si nekaj dodatnih minut ali minut, ki so potrebni za hitro lektoriranje e-poštnih sporočil, ki jih želite poslati. Vzemite si čas za urejanje nerodnih stavkov ali postavitev morebitnih manjkajočih ločil. Pazi na ton. Včasih se lahko e-poštno sporočilo ne razlikuje od namena. Ton vaše e-pošte je zelo pomemben in prav tako pomemben kot vaše sporočilo. Ker gre za pisno komunikacijo, se prepričajte, da je vaš ton prijeten in da je resnična predstavitev tega, kar želite povedati. Ne pozabite, da vaš prejemnik ne sliši crkljanja v vašem glasu in ne vidi nasmeha na vašem obrazu. Če ne želite predgovoriti vsega, kar napišete, se izogibajte kakršnemu koli jeziku v e-poštnem sporočilu, ki je lahko na kakršen koli način napačno razumljen. Bodite kratki in sladki. Ko e-poštno sporočilo ne napišete romana. Večina ljudi res ne želi toliko prebrati v elektronskem sporočilu. Če je e-poštno sporočilo nujno dolgotrajno, poskusite pomagati prejemniku tako, da označite ključne pojme, uporabite točke ali v tem uvodnem odstavku povzete zadevo. Dobro komunicirajte. Ne želite zamenjati svojega bralca, zato si vzemite čas, da boste v svojem pisanju jasni in jedrnati. Če po e-pošti prijatelju pošljete e-sporočilo, ste lahko bolj pisni v svojem slogu pisanja. Če pa gre za poslovno komunikacijo, uporabite pravilno slovnico in se izogibajte uporabi simbolov ali emojisov, zaradi katerih ste videti manj profesionalni.
Komunikacija po e-pošti je zelo priljubljena. Vzemite si čas za zlato pravilo in šli boste daleč do poliranega netiketa.
